Foto Hilbert Krane

Met alle aandacht voor vindbaar en toegankelijk opslaan voor een informatiehuishouding op orde zou je bijna vergeten dat we als overheid ook informatie moeten vernietigen. ‘We vernietigen zelfs eigenlijk nooit”, zegt Vincent Hoolt, coördinerend specialistisch adviseur bij het Nationaal Archief (NA). Hoe kunnen we ervoor zorgen dat dat wél gebeurt? Daarvoor is het NA het project Aanvalsplan uitvoering selectielijsten gestart, waarvoor RDDI’er Willem den Heeten de projectleiding verzorgt.

Volgens de Archiefwet moet overheidsinformatie na een bepaalde bewaartijd worden overgebracht naar het NA óf worden vernietigd. “Die verplichting tot vernietiging geldt al 20 jaar”, vertelt Vincent. Waarom doen we het dan niet? “Dat weten we uit rapporten en daar zijn verschillende redenen voor. Een aantal documentmanagementsystemen heeft bijvoorbeeld wel de mogelijkheid tot vernietigen, maar dat gebeurt niet omdat er geen bewaartermijnen worden toegekend aan informatie. En mensen dúrven niet te vernietigen, omdat ze geen handreiking hebben of vernietigingslijst. We kennen de knelpunten en problemen. Het punt is dat we die nu eens daadwerkelijk moeten gaan oplossen.”

Pilot

Daarvoor is in december 2024 na een aantal oriënterende gesprekken een pilot gestart bij 3 departementen: Defensie, OCW en BZK. Vincent: “De SG van Defensie is heel geïnteresseerd en heeft een gerichte vraag: moeten we gaan werken met een generieke selectielijst? OCW en BZK zijn samen verantwoordelijk voor het informatiebeheer binnen de Rijksoverheid. Samen met hen gaan we allereerst de knelpunten prioriteren en verschillende voorstellen doen voor oplossingen. In de 2e fase van het project gaan we die voorstellen uitwerken en uitproberen. Daarbij gaan we ook andere departementen en uitvoeringsorganisaties alvast betrekken én veel mensen uit het werkveld. Wij willen heel graag dat die ook meepraten.”

Vliegwiel

Willem: “We pakken niet alles op, want het gaat om grote hoeveelheden te vernietigen informatie. Voor bijvoorbeeld e-mail en chatberichten lopen ook al trajecten; dat gaan we niet doorkruisen. Dus we beginnen met het laaghangend fruit. Die scope is belangrijk, anders is het niet te doen. We willen vooral gaan fungeren als vliegwiel.”

'Iedereen doet waar hij goed in is'

Dat neemt niet weg dat Aanvalsplan uitvoering selectielijsten een groot, langdurig en complex project is met veel impact. Vincent: “We hebben te maken met governance, besturing, planning, communicatie. Daarom hebben we Willem gevraagd het project te leiden. Die is daar goed in; dat heeft onze eerdere samenwerking in het project Chatarchivering geleerd.” Willem: “Ik zit op het proces, Vincent is van de inhoud. En daar moet hij zich vooral mee bezig kunnen houden. Dan doet iedereen waar hij goed in is.”