Foto Hilbert Krane
Over een kleine 2 jaar, eind 2026, houdt RDDI als programma op te bestaan. Tot die tijd lopen en starten nog allerlei RDDI-projecten. Hoe zorgen we voor een goede overdracht, opvolging en borging van die projecten in de staande organisatie? Daarvoor is MT-lid Martijn Kerkhof graag de ambassadeur: “De hoofdlijnen staan en het begin is gemaakt. Dat moeten we bestendigen.”
Het project Handreiking IHH kabinetswissel was afgelopen jaar volgens Martijn een goede oefening: “De verschillende producten die het project heeft opgeleverd zijn in nauwe samenwerking en goede afstemming tot stand gekomen. Met de stelselpartijen en de departementen. En met de ondersteuners van de bewindspersonen en de i-professionals die hen weer moeten ondersteunen.”
Als bewindspersoon ontvangt en deelt u informatie om uw werk te doen. Het is belangrijk om daarop de juiste manier mee om te gaan. Het op de juiste manier omgaan met informatie zorgt voor transparantie, verantwoording en efficiëntie. De Archiefwet is de voornaamste wet voor het onder beheer brengen van informatie. Deze animatie gaat over e-mail, chatberichten en sociale media. De Archiefwet verplicht u om alle zakelijke informatievan deze kanalen altijd te bewaren. Privé-informatie en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze verplichting. We leggen uit hoe u met de verschillende soorten informatie dient om te gaan. Zakelijke informatie is alle informatie die u ontvangt, deelt en produceert bij het uitvoeren van uw werk. Al deze informatie valt wel onder de Archiefwet, en moet dus bewaard blijven. Privé-informatie. De uitleg is tweeledig. De vraag is allereerst: met wie wordt er gecommuniceerd? Gaat het om een privépersoon, dus niet een werk -of bestuurlijk contact, en wordt er alleen over privézaken gecommuniceerd? Dan is het bij uitstek privé-informatie. Daarnaast geldt: wat wordt er gecommuniceerd? Als het antwoord is: niet bestuurlijk maar puur privé van aard, denk bijvoorbeeld aan felicitaties en condoleances, dan betreft het privé-informatie. Het maakt niet uit of het een privé, zakelijk of partijpolitiek contact betreft. Privé-informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Als laatste is er partijpolitieke informatie. Dit zijn berichten aan en van partijgenoten over onderwerpen die uw partij aangaan. Zowel interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten. Deze informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Kortom, alleen zakelijke informatie moet worden bewaard. Om het u makkelijker te maken, delen we nog een paar handige adviezen. Scheid voor alle communicatiekanalen uw privé, partijpolitieke en zakelijke informatie. Gebruik een zakelijk account en een privé-account voor de daarbij horende communicatie. Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur. Het gaat hier om telefoons, laptops, tablets, enzovoorts. Weet wat u moet doen voor het onder beheer brengen van informatie. Het is raadzaam om u hierover te laten informeren door de betreffende medewerkers binnen uw departement.
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.
“In het SGO hebben de secretarissen-generaal besloten dat de handreiking de vaststellingslijn in moest. De informatie in de handreiking is alleen niet in beton gegoten. Beleidselementen kunnen wijzigen. Om te borgen dat de informatie altijd actueel gehouden wordt, ook als wij er niet meer zijn, hebben we de handreiking overgedragen aan CIO Rijk.”
Monnikenwerk
Zo inventariseert RDDI ook de andere RDDI-producten: “Wat hebben we gemaakt, is het nog actueel, wat gaan we nog doen, kunnen we dat als RDDI afronden, wat loopt door in 2027, waar moet het dan naartoe en hoe kunnen we de activiteiten goed overdragen? In sommige projecten is dat al duidelijk en doen we het al. De producten van het project Openbaarmaking en Informatiehuishouding landen bijvoorbeeld nu al bij het programma Open Overheid. Of als het leermiddelen betreft in het Leerhuis Informatiehuishouding.”
‘De juiste landingsplek is niet altijd eenduidig’
“Maar voor de projecten in mijn eigen portefeuille – sociale media-, chat- en e-mailarchivering – is het minder eenduidig. Deze projecten gaan zich bezighouden met de implementatie van beleid, waardoor er een directe link is met CIO Rijk. Maar er zullen ook voorzieningen en producten uit voortkomen, zoals handreikingen. Die zijn weer goed op hun plek in de dienstverlening van RvIHH. En zo zullen andere projecten weer het beste passen bij andere partijen.”
Het wordt nog een flinke klus om alles op de juiste plek te krijgen. Martijn: “Het gaat vaak om enorme beleidstrajecten, dus het is monnikenwerk. Maar de hoofdlijnen staan en het begin is gemaakt. Dat moeten we bestendigen. En dat doen we niet alleen. Integendeel: dit kan alleen maar samen. Sparren, afspraken maken en doén.”
