Foto Hilbert Krane
Hoe kunnen we organisaties concreet en gericht ondersteunen op hun weg naar volwassenheidsniveau 4? Dat is een vraag waar RDDI al lange tijd over nadenkt. Vooronderzoek naar kwaliteitssystemen leidde tot inzichten waarmee nu het project Professioneel informatiebeheer aan de slag gaat. Projectleider George Gaiser: “En dan gaat het niet meer om kwaliteitszorg of kwaliteitssystemen. Maar om een manier van werken.”
George: “In het onderzoeksrapport ‘Groundhog Day’ van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) staat het volgende citaat: ‘De problemen met openbaarheid en informatiehuishouding bevinden zich in een vicieuze cirkel’. Dat geeft een goede weergave van de huidige situatie. Gelukkig is de bereidheid tot een nieuwe aanpak om hierin verandering te realiseren zeer groot. Vanuit RDDI hebben wij de afgelopen maanden vele gesprekken gevoerd met onder andere de ACOI, Inspectie O&E, CIO Rijk, Nationaal Archief, de Autoriteit Persoonsgegevens en vele departementen, uitvoeringsorganisaties en gemeenten. Deze gesprekken zijn onder andere de inspiratie geweest voor het project Professioneel informatiebeheer.”
‘De bereidheid tot een nieuwe aanpak is gelukkig zeer groot’
In 2024 heeft RDDI vooronderzoek gedaan onder 31 organisaties naar kwaliteitssytemen en welke ondersteuning daarbij nodig is. Dit onderzoek liet zien dat er eigenlijk vooral behoefte is aan meer richting, meer regie en een eenduidig beeld. Bijvoorbeeld door overzicht en centralisatie van informatie, concretisering van normen en ondersteuning bij de veranderopgave. De whitepaper over het onderzoek pleit daarom onder meer voor samenhang binnen het stelsel voor informatiehuishouding, inbedding van kwaliteitszorg in de organisatie en centrale beschikbaarheid van informatie voor informatieprofessionals. Hier bouwt Professioneel informatiebeheer op voort – in lijn met het streefbeeld professioneel beheer van informatie uit het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid 2024-2025.
Macro, meso en micro
George: “In de mogelijke vervolgstappen die de whitepaper Vooronderzoek Kwaliteitssystemen schetst herken je een macro-, meso- en microniveau. En dat is hoe we Professioneel informatiebeheer ook gaan aanvliegen. Het gaat niet – meer – om kwaliteitszorg of kwaliteitssystemen, maar om een manier van werken. Voor informatieprofessionals maar ook op bestuurlijk niveau, van organisaties en overkoepelend. En bij voorkeur integraal, waarbij het hele i-domein is betrokken. Dus ook op het gebied van bijvoorbeeld privacy, security en algoritmes.”
Boekenkast en kerstboom
Daarbij geldt dat al veel is gedaan: “Er zijn al heel veel goede initiatieven en producten. Wij willen die samenbrengen, de gaten opvullen en zorgen voor structurele aandacht. Zo gaan we bouwblokken en praktische handvatten bieden, waarmee organisaties zelf concrete verbeterstappen kunnen zetten. Ook als na 2026 RDDI en het programma Open Overheid ophouden te bestaan.”
Op mesoniveau doen we dat metaforisch in de vorm van de Billy-boekenkast van IKEA. De Billy staat voor ordening op maat: als bouwpakket kun je hem helemaal zelf samenstellen, afgestemd op je eigen eisen, wensen en smaak. Wij gaan voor de CIO Offices een vergelijkbaar bouwpakket ontwikkelen, mét handleiding, zodat ze de kwaliteitszorg voor de informatiehuishouding naar eigen wens kunnen inrichten met een vast aanbod aan middelen. Door dat vervolgens te verankeren in het primaire proces, zoals de Billy een vaste plek heeft in huis, wordt goed omgaan met informatie een vaste manier van werken.”
'We gaan bouwblokken en praktische handvatten bieden, waarmee organisaties zelf concrete verbeterstappen kunnen zetten'
De kerstboom is de metafoor op microniveau. “Het RDDI-project Informatie over Informatie heeft voor rijksambtenaren alle informatie over informatiehuishouding en openbaarmaking samengebracht op één centrale, gemakkelijk vindbare plek. Professioneel informatiebeheer gaat een vergelijkbare exercitie doen voor de informatie en daarmee kennis voor informatieprofessionals. Als een kerstboom, waarin ze de kennisornamenten kunnen vinden die ze nodig hebben. Steeds specialistischer naarmate ze hoger de boom in gaan.”
Gezamenlijke toekomstvisie
Met de boekenkast en de kerstboom gaat het projectteam snel voortvarend aan de slag. De kick-off met de pilotorganisaties waarmee RDDI het project samen gaat doen is inmiddels achter de rug. De kick-off met de stelselpartijen – het macroniveau – is begin maart. George: “Dan gaan kijken hoe we samen een eenduidig toekomstperspectief voor het hele i-domein kunnen gaan neerzetten om tot haalbare en merkbare verbeteringen te komen. Eerst zal de samenwerking met de verschillende (stelsel)partijen vormgegeven worden om daarna tot een gezamenlijke toekomstvisie en gemeenschappelijk groeitraject te komen. Dit traject zal ook doorlopen als RDDI al is gestopt. Maar dan is er wel een gedragen beeld van de richting die we met z’n allen op willen.”
Lees ook:
