Afgerond in 2024

Hoi! Goed dat je kijkt.

Ik ben Loes en met deze korte video nodig
ik je uit

om met jouw team aan de slag te gaan
voor een open overheid.

Dat klinkt natuurlijk wat droog,
maar het is wel belangrijk.

Je herinnert je vast
deze krantenkoppen nog.

Daar willen we verbetering in brengen.

Zo wordt er alvast hard gewerkt aan
een gebruiksvriendelijker documentatiesysteem.

Maar we kunnen het niet zonder jou.

Door documenten goed op te slaan, draag
je met jouw

team bij aan
een overheid die open en transparant is.

Je zorgt
er namelijk voor dat documenten goed

bewaard blijven
en eenvoudig terug te vinden zijn.

Hierdoor kunnen
ze gemakkelijker openbaar worden gemaakt.

Zo herstellen we samen niet
alleen het functioneren van de overheid,

maar ook het vertrouwen.

Maar dat is niet de

enige reden om je documenten goed op
te slaan.

Je kan ook je collega's helpen.

Je maakt het ze namelijk een stuk
makkelijker om goed samen te werken,

als jouw documenten goed vindbaar zijn.

Misschien voelt
het als een extra taak op je bordje

die waarschijnlijk al behoorlijk vol is.

Dat snap ik.

Je staat er dan ook niet alleen voor.

We hebben hard gewerkt
om materialen te ontwikkelen

waarmee jij en je team zonder voorbereiding
aan de slag kunnen gaan.

Doe je mee?

Dan ontvang je
deze materialen en kun je aan

de slag waar en wanneer je wilt.

In totaal doorloop je met je team
drie sessies van een uur,

waarin je samen een werkwijze bepaalt
om jullie informatie goed op te slaan.

Het enige wat

jij hoeft te doen is deze sessies in
te plannen en je team uit te nodigen.

Een maand tussen de sessies werkt
meestal het best.

Mocht je nou liever online samenwerken
met je team?

Dat kan.

Alle materialen zijn ook digitaal
beschikbaar via de link in de e-mail.

Hopelijk zien
we elkaar weer tijdens de eerste sessie,

waarin ik jou en je team kort vertel
wat precies de bedoeling is.

Fijne dag!

Als bewindspersoon ontvangt en deelt u informatie om uw werk te doen. Het is belangrijk om daarop de juiste manier mee om te gaan. Het op de juiste manier omgaan met informatie zorgt voor transparantie, verantwoording en efficiëntie. De Archiefwet is de voornaamste wet voor het onder beheer brengen van informatie. Deze animatie gaat over e-mail, chatberichten en sociale media. De Archiefwet verplicht u om alle zakelijke informatievan deze kanalen altijd te bewaren. Privé-informatie en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze verplichting. We leggen uit hoe u met de verschillende soorten informatie dient om te gaan. Zakelijke informatie is alle informatie die u ontvangt, deelt en produceert bij het uitvoeren van uw werk. Al deze informatie valt wel onder de Archiefwet, en moet dus bewaard blijven. Privé-informatie. De uitleg is tweeledig. De vraag is allereerst: met wie wordt er gecommuniceerd? Gaat het om een privépersoon, dus niet een werk -of bestuurlijk contact, en wordt er alleen over privézaken gecommuniceerd? Dan is het bij uitstek privé-informatie. Daarnaast geldt: wat wordt er gecommuniceerd? Als het antwoord is: niet bestuurlijk maar puur privé van aard, denk bijvoorbeeld aan felicitaties en condoleances, dan betreft het privé-informatie. Het maakt niet uit of het een privé, zakelijk of partijpolitiek contact betreft. Privé-informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Als laatste is er partijpolitieke informatie. Dit zijn berichten aan en van partijgenoten over onderwerpen die uw partij aangaan. Zowel interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten. Deze informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Kortom, alleen zakelijke informatie moet worden bewaard. Om het u makkelijker te maken, delen we nog een paar handige adviezen. Scheid voor alle communicatiekanalen uw privé, partijpolitieke en zakelijke informatie. Gebruik een zakelijk account en een privé-account voor de daarbij horende communicatie. Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur. Het gaat hier om telefoons, laptops, tablets, enzovoorts. Weet wat u moet doen voor het onder beheer brengen van informatie. Het is raadzaam om u hierover te laten informeren door de betreffende medewerkers binnen uw departement.

Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.

Hey momentje hoor!
Even snel nog iets versturen.
En send.Ja, en hier wil ik het gelijk even met je over hebben.
Ik gok dat jij ook benieuwd bent naar een gebruiksvriendelijke werkwijze om chatberichten veilig te stellen.

In opdracht van Programma Open Overheid hebben we daarom een pilot uitgevoerd. We hebben een technische voorziening gebruikt, een speciale chat applicatie die ook kan communiceren met WhatsApp en Signal. Verzonden en ontvangen chatberichten worden hiermee automatisch veilig gesteld in een door de Rijksoverheid beheerde cloud.

Dit hebben we laten testen door dertig sleutel functionarissen die er fictief mee zijn gaan chatten. En we hebben hen laten zien hoe onze berichten veilig en toegankelijk in beheer werden genomen.

Ah! Marc de Barse wil hier even wat over zeggen.

Het geautomatiseerd veiligstellen van chat berichten staat en valt met vertrouwen.
Waarom vertrouwen?
Het gaat hier om informatie over bewindspersonen over topambtenaren, over allerlei gevoelig en politieke onderwerpen.
En die moet gewoon niet op straat komen. Dat betekent dat ons hele proces van A tot Z hierop ontworpen moet worden.

Ja, dat is een cruciaal aandachtspunt natuurlijk.
Zonder vertrouwen in de zorgvuldige verwerking van de chatberichten zouden gebruikers de nieuwe werkwijze moeilijk accepteren.

Ah! Maar Geran Kaai wil daar graag iets tegenover stellen.

Op dit moment behandelen wij Woo-verzoeken altijd met heel veel rompslomp. We moeten al onze app groepen door. Maar met deze tool kunnen wij aan de voorkant zorgen dat we veel sneller klaar zijn. En zo hoort het ook.

Kijk, en dat biedt perspectief.

Naast de techniek heeft CIO Rijk een aantal uitgangspunten opgesteld voor het gebruik van chat apps.
Zo worden alleen de zakelijke chat berichten die sleutelfunctionarissen ontvangen en versturen geactiveerd.

En we vragen sleutelfunctionarissen en hun ondersteuners om niet te chatten over zaken die betrekking hebben op besluitvorming of vertrouwelijke informatie. En daarnaast werken sleutelfunctionarissen met twee telefoons, één voor privé en partijpolitieke zaken en één voor zakelijk contact.

Ah! Suradj Bahadoersing heeft daar nog een kritisch puntje bij.

Zakelijke chatarchivering en het gebruik van de zakelijke telefoon.
Wat betekent dat voor mij als eindgebruiker als ik zometeen mijn vakantiefoto's niet kan delen met collega's?

Hoe zorg ik dan voor verbinding en sociale cohesie binnen mijn team?

Ja, dat is een hele goede vraag...
en het zal even zoeken zijn naar een prettige balans.
Maar op de lange termijn kan het echt een hoop handmatig werk schelen.

Wil je meer weten over de pilot en het vervolg?
Lees dan nu het rapport.
 

De overheid werkt met enorme hoeveelheden data.
Zonder de juiste context is het lastig om deze data te vinden en te gebruiken.
Daarom voegen we metadata toe.
Metadata zijn gegevens over gegevens en bieden context aan documenten en informatie zoals beleidsstukken, e-mails of notulen.
Ze beschrijven waar een document of informatie over gaat, hoe het tot stand kwam en waarvoor het gebruikt kan worden.
Afspraken over metadata-standaarden binnen de overheid zijn van groot belang.
Door gestandaardiseerde metadata te gebruiken kunnen medewerkers makkelijker informatie terugvinden en kunnen overheidsorganisaties efficiënt samenwerken en informatie delen.
Dit is essentieel voor transparantie en succesvolle projecten.

Zonder gemeenschappelijke metadata is het voor departementen, uitvoeringsinstanties gemeenten en andere overheidsorganisaties moeilijk om efficiënt samen te werken.
Een concreet voorbeeld is een Woo-verzoek.
Zonder gestandaardiseerde metadata is het lastig om op tijd de juiste informatie te vinden binnen diverse organisaties.
Dit kan leiden tot onnodige vertragingen en het missen van relevante informatie.
Goed gebruik van metadata verkort de doorlooptijden van WOO-verzoeken en helpt organisaties te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen.
Zoals de plicht tot overbrengen en vernietigen van informatie volgens de Archiefwet.

Het toevoegen van gestandaardiseerde metadata biedt tal van voordelen.
Metadata maakt het eenvoudiger om informatie gestructureerd te beheren en archiveren.
Metadata versnelt zoekopdrachten en biedt snellere toegang tot relevante informatie.
Metadata vergemakkelijkt de uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen en organisaties.
Metadata geeft relevante context over de herkomst en het doel van informatie.
Metadata helpt bij het naleven van onder andere archiverings-, privacy- en toegankelijkheidsregels.
Metadata zorgt ervoor dat digitale bestanden ook in de toekomst toegankelijk blijven.
Metadata ondersteunt het beschermen van gevoelige informatie.
Het implementeren van gestandaardiseerde metadata is essentieel voor de vindbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie.

Ga jij aan de slag met metadata binnen jouw organisatie?
Dan hebben we de volgende tips voor je.

De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie biedt naast MDTO en TOOI, een kader voor de implementatie van metadata.
Ook zijn er tools beschikbaar, zoals handreikingen en de NORA website.
Maak genoeg tijd en budget vrij voor scholing en het implementeren en toepassen van metadata binnen jouw organisatie.
Denk na bij de start van elk project welke metadata je nodig hebt en welke standaarden daarvoor van toepassing zijn.
Samen werken we aan toegankelijke overheidsinformatie.

Meer informatie over metadata en de standaarden is te vinden op de website van de ICTU (NORA).
Download daar de handreiking en ga aan de slag met de implementatie van metadata.