Foto Hilbert Krane
Het project E-mailarchivering bestaat al sinds de oprichting van RDDI, maar nu komt het einde in zicht. In 2024 zijn belangrijke beslissingen genomen en goede stappen gezet, die in 2025 zullen resulteren in rijksbreed beleid. Dat de departementen vervolgens gaan implementeren. Projectmanager Jochem Feekes: “De routekaart is helder. Onderweg blijft het risico op vertraging bestaan, maar dat proberen we zoveel mogelijk te mitigeren.”
Begin 2024 besloot de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) dat de handreiking ‘Bewaren van e-mail Rijksoverheid’ de basis gaat vormen voor het rijksbreed beleid voor e-mailarchivering. Aan CIO Rijk de taak dat beleid op en vast te stellen, waarbij RDDI in de persoon van Jochem heeft ondersteund. “Het is een belangrijke taak, die consistentie waarborgt en verbinding moet creëren. Maar niet eenvoudig, ook vanwege de privacyaspecten en gegevensbescherming. De DPIA (Data Protection Impact Assessment) en een positief PAR-advies hebben een behoorlijke tijd geduurd.”
Beleid en techniek uit elkaar
Ondertussen heeft het projectteam, samen met CIO Rijk en het Nationaal Archief, het complete proces rond e-mailarchivering in kaart gebracht als leidraad voor verdere uitwerking en een uniforme benadering. “Ook hebben we beleid en techniek uit elkaar getrokken, waardoor er 2 aparte projecten zijn ontstaan. Het project Techniek werkt aan de technische voorziening voor e-mailarchivering voor de departementen die werken met SSC-ICT. Dit project wordt getrokken door de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). RDDI staat aan de lat voor het project Beleid. Dit project bestaat uit 2 fases: het vaststellen van beleid door CIO Rijk en het ondersteunen van de departementen in het implementeren van dat beleid.”
'Wij gaan de voortgang coördineren, met aandacht voor zowel de organisatorische als beleidsmatige aspecten'
Naar verwachting is het rijksbrede beleid er in april 2025. Daarna, in de 2e fase, zal RDDI de departementen ondersteunen bij de implementatie ervan. “Daarvoor ligt nu bijna het definitieve plan van aanpak klaar. Wij gaan de voortgang coördineren, waarbij we aandacht besteden aan zowel de organisatorische als de beleidsmatige aspecten. Vorig jaar hebben we in een werkgroep samen met de departementen lessons learned verzameld, die daarbij kunnen helpen. En we gaan aan de slag met generieke middelen die de departementen bij de implementatie kunnen gebruiken. Bestaande, nog relevante producten gaan we herijken en waar nodig gaan we nieuwe producten ontwikkelen.”
|
Functioneel of niet-functioneel – heeft AI het antwoord? Naar schatting worden per jaar bijna 2 miljard e-mails verzonden en ontvangen binnen het Rijk. Lang niet al deze mails moeten bewaard worden. Sterker nog: waarschijnlijk is circa 40% echt functioneel. Dit zou betekenen dat de overige 60% in de zogeheten privémap hoort die niet wordt gearchiveerd. Het project E-mailarchivering onderzoekt momenteel of Artificial Intelligence (AI) kan bijdragen aan een efficiënte scheiding van functionele en niet-functionele e-mail. |
Lees ook:
E-mailarchivering | Projecten | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
