Foto Hilbert Krane
Het kabinet wil dat in 2025 alle rijksorganisaties een ‘slim’ Woo-formulier implementeren. Dit gebruiksvriendelijke formulier moet de informatiebehoefte van de Woo-verzoeker snel in beeld brengen en zo leiden tot een snellere en betere afhandeling van het verzoek. Projectleider Femme Griep geeft een update.
Het Woo-formulier is tot stand gekomen in samenwerking met de werkgroep Digitaal Woo-formulier, die bestond uit medewerkers van departementen, en een gebruikersgroep met onder andere journalisten en burgers. Femme: “Door in het formulier een gestructureerde set slimme vragen te stellen helpen we verzoekers bij het formuleren van hun Woo-verzoek. Zo krijgen we meer informatie over wat de verzoeker precies nodig heeft. Welke documenten of type documenten? Heeft de verzoeker bijvoorbeeld voldoende aan een aantal beleidsnotities of wil hij of zij ook een aantal mailberichten over de besluitvorming? Welke documenten heeft de verzoeker wellicht al? Is er al contact geweest over het verzoek? En met wie? Op basis daarvan kunnen we het zoekproces effectiever en efficiënter insteken.”
'Het formulier wordt compleet en helder ingevuld en dat maakt veel duidelijk'
Veel efficiencyslagen mogelijk
In 2024 heeft een pilot plaatsgevonden met het Woo-formulier. Deze begon in juni bij het ministerie van Binnenlandse Zaken, in juli/augustus sloot het ministerie van Financiën aan en in november het ministerie voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening. Na een wat trage start weten Woo-verzoekers de uitgebreide webpagina en het formulier inmiddels aardig te vinden. “Wat we nu weten is dat het formulier inderdaad helpt bij het invullen, waardoor het compleet en helder wordt ingediend. Daardoor is het duidelijker welke documenten worden gevraagd, over welke periode en of er eerdere contact is geweest. Ook de context is duidelijker, waardoor de vraag beter geplaatst kan worden. Daarnaast is het gemakkelijker om te bepalen of het verzoek een informatieverzoek betreft en of het doorgestuurd moet worden naar een andere organisatie. Dit levert tijdswinst op én is prettig voor de Woo-verzoeker.” Ook kan de eerste zoekslag sneller en gemakkelijker worden uitgevoerd omdat er meer gegevens beschikbaar zijn. De pilot heeft tot eind 2024 gelopen.
Het kabinetsvoornemen is dat het Woo-formulier, dat zonder programmeerkennis is te bouwen en te beheren, in 2025 Rijksbreed wordt geïmplementeerd. Daarna wordt gekeken of ook andere overheden kunnen aanhaken.
