Foto Hilbert Krane
De Pilot Chatarchivering die in 2024 werd afgerond liet zien: het kán geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk. Goed nieuws, want op dit moment hebben we als Rijksoverheid onvoldoende controle over het (her)gebruik, de opslag, vindbaarheid en toegankelijkheid van chatberichten (appjes). De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) heeft vervolgens de geleerde lessen verder opgepakt in een vervolgtraject voor de realisatie van een generieke voorziening. CIO Rijk is ondertussen bezig met het formuleren en vaststellen van beleid, dat in 2025 wordt geïmplementeerd – met ondersteuning van RDDI.
Volgens planning doorloopt de vaststelling van het beleid voor chatarchivering eind februari 2025 de laatste stap: goedkeuring door de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR). Projectadviseur Jeffrey Mangal houdt voor de zekerheid wel een kleine slag om de arm: “Er zijn al wat verschuivingen geweest in die planning, onder meer met het zeer belangrijke PAR-advies over het privacy-aspect. Daarnaast stelden departementen nog een aantal belangrijke vragen. Bijvoorbeeld over de chatfuncties bij sociale media en MS Teams, wat opgepakt gaat worden bij de kaderstelling voor socialemedia-archivering en het programma Beter Samenwerken. Ook is er een uitdaging bij de uitvoerbaarheid van de archivering van chats van niet-sleutelfunctionarissen, die één jaar bewaard moeten worden en dan vernietigd. Daar hebben we gesprekken over gevoerd en oplossingen voor bedacht.”
'Verzonden en ontvangen chatberichten worden automatisch veiliggesteld'
Technische voorziening
Als het beleid eenmaal is vastgesteld kan de implementatie van start én de aanbesteding voor de technische voorziening voor chatarchivering. “Want pas met die voorziening kunnen we daadwerkelijk aan de slag. Tijdens de pilot hebben we een speciale chatapplicatie gebruikt die ook kan communiceren met WhatsApp en Signal. Verzonden en ontvangen chatberichten werden automatisch veiliggesteld in een door de Rijksoverheid beheerde cloud. Dit hebben we laten testen door dertig sleutelfunctionarissen en met succes: de methode is goed bevallen en wordt verder onderzocht in het vervolgtraject. Volgens planning zal de technische voorziening in Q4 van 2025 gereed zijn, in samenwerking met een aantal departementen die participeren. Daarna kunnen de overige departementen aansluiten.”
|
Afwegingskader zakelijke, privé- of partijpolitieke informatie Naast de ondersteuning op het besluitvormingsproces van het beleid voor chatarchivering houdt Jeffrey zich ook bezig met een afwegingskader dat gaat helpen bij de vraag welke informatie zakelijk, privé of partijpolitiek is. Want niet alle informatie in chats, maar ook e-mail en sociale media, moet of mag worden bewaard. “De kabinetsreactie van 6 april 2023 geeft een duidelijke definitie,” vertelt Jeffrey. “Maar de praktijk vraagt soms – laten we zeggen in minder dan 5% van de gevallen – om meer nuance. Daarom gaan we op basis van verschillende casussen bij RvIHH en bestuursadviseurs voorbeelden en toelichtingen toevoegen aan de definitie van zakelijke, privé- en partijpolitieke informatie.” Naar verwachting komt het afwegingskader Q2 beschikbaar. |
Lees ook:
