Foto Hilbert Krane

De handreiking ‘Actief openbaar maken doe je zo!’ heeft in 2024 een flinke make-over gehad. De eerste (werk)versie verscheen eind oktober, om medewerkers te ondersteunen bij het openbaar maken van de eerste verplichte informatiecategorieën uit de Wet open overheid (Woo) vanaf 1 november (Woo-artikel 3.3). Deze versie wordt in 2025 aangevuld met informatie over de inspanningsverplichting (Woo-artikel 3.1). Dit jaar verschijnt de definitieve handreiking – óók in een interactieve versie.

De artikelen 3.3 en 3.1 van de Woo waren niet de enige redenen voor actualisatie van de handreiking. “We zitten nu ook in een andere fase van implementatie,” aldus projectleider Ilse Euser. “Tweeëneenhalf jaar Woo heeft ons heel wat wijzer gemaakt over de praktijk van actief openbaar maken. Organisaties zijn ermee aan de slag gegaan, hebben ervaring opgedaan én zijn tegen bepaalde dingen aangelopen. Tijdens de inloopspreekuren 'Ervaring opdoen met actieve openbaarmaking' hoorden we wáár tegen. Ook de werkgroepen voor de werkdefinities en hulpmiddelen voor de informatiecategorieën en de consultatierondes waren wat dat betreft informatief. Zo konden we op basis van vraag en aanbod aan de slag met de vernieuwde handreiking.” 

Niet in je eentje

Ook voor het actualiseren van de handreiking organiseerde het project een werkgroep. Ilse: “Dat werkte bij de werkdefinities en hulpmiddelen heel goed. Bovendien kun je dit niet in je eentje. De deelnemers van de werkgroep kwamen uit alle soorten organisaties; departementen, inspecties, gemeenten, provincies, waterschappen. Allemaal met hun eigen ervaringen, uitdagingen, wensen en ideeën. Sommige organisaties zijn al goed bezig, zoals de gemeente Amsterdam en de provincie Zuid-Holland. Daar hebben we veel van geleerd.”

'De input van de werkgroep en de reviewgroep was enorm waardevol'

Naast de werkgroep was er ook een reviewgroep die meelas met de conceptversie en zo op hun beurt input en ervaring mee heeft gegeven. “Dat alles bij elkaar is enorm waardevol, ook omdat wij als RDDI natuurlijk niet zelf alle categorieën actief openbaar maken. Wij weten niet hoe het is, terwijl zij precies weten waar ze tegenaan lopen.”

Naslagwerk en stappenplan

De handreiking is, zeker in vergelijking met zijn voorganger, behoorlijk uitgebreid geworden. “Uiteindelijk hebben we samen gekozen voor één centrale plek waar je alles kunt vinden, als een naslagwerk. Met daarnaast een compact en overzichtelijk stappenplan waarmee je snel bij de informatie komt die je op dat moment nodig hebt.”

Van de definitieve versie, aangevuld met de inspanningsverplichting, komt ook een interactieve variant. Hoe, dat is het team van Ilse nu aan het onderzoeken. “Er zijn veel keuzemogelijkheden, van clickable pdf tot een online kennisbank en veel aspecten die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke keuze: het beheer, het gebruikersgemak, andere plekken waar informatie te vinden is. Ook daar denken we graag samen met werkveld over na.”

Inspanningsverplichting

De inspanningsverplichting, artikel 3.1 van de Woo, is de verplichting om uit eigen beweging informatie actief openbaar te maken. Samen met het programma Open Overheid (PROO) heeft RDDI inmiddels een werkgroep opgericht. Ilse: “Hierin zitten mensen die hiermee al specifieke ervaring hebben. Samen met PROO en de deelnemers maken we een advies voor de beleidslijn. Het programma gaat dit uitwerken. Aanvullend hierop gaat RDDI de handreiking uitbreiden en hulpmiddelen ontwikkelen. Zodat ook organisaties die nog niks actief openbaar gemaakt hebben vanuit de inspanningsverplichting hier vol vertrouwen mee kunnen starten.”

Eerste hulp bij actief openbaar maken

Naast de handreiking boden RDDI en het programma Open Overheid in 2024 nog meer ondersteuning bij actieve openbaarmaking. Tijdens maandelijkse digitale inloopspreekuren konden medewerkers vragen stellen over de werkdefinities van de informatiecategorieën en het openbaar maken via de Woo-index. De meest gestelde vragen over de werkdefinities zijn opgenomen in de Q&A over de werkdefinities op open-overheid.nl en de Q&A over de Woo-index van Logius/KOOP.

Ook heeft RDDI in 2024 verschillende leermiddelen ontwikkeld over actieve openbaarmaking. Het stappenplan uit de handreiking is uitgewerkt tot een beknopte, overzichtelijke en interactieve infographic: het stappenplan Actief openbaar maken doe je zo!. In samenwerking met het Leerhuis Informatiehuishouding zijn 3 e-learnings geactualiseerd: Actieve openbaarmaking voor medewerkers, Actieve openbaarmaking voor leidinggevenden en Schrijven voor openbaarheid. Samen met de VNG is hun zogeheten Woo-match, een innovatieve methode om de processen rond het ontstaan, de openbaarmaking en het beheer van informatie in kaart te brengen en te verbeteren, verder ontwikkeld voor andere overheden.

Lees ook: