Handelingsperspectief met praktische handvatten

Foto Hilbert Krane

Volgens onderzoek zijn rijksmedewerkers het er aardig over eens: we willen naar een open, betrouwbare en responsieve overheid. “Met de houding zit het dus wel goed”, aldus Vivienne Scheltema, voormalig projectleider Informatie over informatie. “En openbaar maken is niet lastig als de informatiehuishouding op orde is doordat iedereen zijn informatie goed opslaat volgens de afspraken binnen de organisatie. Maar hoe doe je dat, goed opslaan en zorgvuldig omgaan met informatie? Doel van het project Informatie over Informatie is ervoor zorgen dat rijksmedewerkers snel en eenvoudig toegang hebben tot de benodigde kennis en hulpmiddelen. Hiermee leveren we een bijdrage in de gedragsverandering. Een open en transparante overheid staat en valt immers met het gedrag van duizenden ambtenaren.”

Kennis bepaalt gedrag

In 2022 heeft RDDI in samenwerking met het programma Open Overheid een onderzoek laten uitvoeren door MarketResponse. Vivienne: “Dit liet zien dat er 4 significante gedragsbepalers zijn voor het goed opslaan van informatie: automatische reacties, sociale omgeving, houding en kennis. Op de eerste 3 is de afgelopen jaren volop ingezet. Maar op kennis was nog heel veel winst te behalen. Er was wel informatie beschikbaar. Best veel zelfs, maar heel erg divers en versnipperd. Waardoor het niet vindbaar was en onvoldoende handelingsperspectief bood.”

Eén centrale plek

Uit flitspanelonderzoek bleek dat medewerkers informatie vooral zoeken op intranet. “Daarom hebben we op Rijksportaal een centrale plek gecreëerd: onder Kaders en Ontwikkelingen vind je nu de landingspagina ‘Omgaan met informatie en informatie openbaar maken’. Daar vinden medewerkers plaats- en tijdsonafhankelijk informatie over hoe ze informatie moeten bewaren en opslaan. Daarnaast staan er handige animaties, infographics, praktische tips en kun je doorklikken naar opleidingen. Voor een helder handelingsperspectief en concrete ondersteuning met praktische handvatten.”

‘We willen de brug tussen rijksambtenaren en informatiehuishouding zo klein mogelijk maken’

Focus in 2024 was het creëren en publiceren van de content over informatiehuishouding. Begin 2025 volgt de content over openbaarmaking. “Ook is het de bedoeling dat in het eerste kwartaal van 2025 alle departementen hun eigen organisatiespecifieke content koppelen aan de rijksbrede content. Dankzij single sign-on op Rijksportaal krijgen medewerkers dan meteen ook de relevante informatie te zien van hun eigen departement. Dit vraagt om een nauwe samenwerking met de departementen. Daarnaast gaan we ervoor zorgen dat de informatie op Rijksportaal ook beschikbaar komt voor (rijks)organisaties met een ander intranet.”

Klankbordgroep

Ook bij het maken van de content heeft het project de samenwerking met departementen gezocht. Na een onderzoek naar de informatiebehoefte van rijksmedewerkers is in de zomer van 2024 een inventarisatie gemaakt van bestaande en nog benodigde informatie. Dit heeft geresulteerd in generieke teksten, animaties en infographics met uitleg, tips en werkwijzen voor rijksambtenaren over informatiehuishouding. Een klankbordgroep heeft die content vervolgens getoetst. Vivienne: “We willen de brug tussen rijksambtenaren en informatiehuishouding zo klein mogelijk maken. Daarom toetsen we de inhoud bij de gebruikers zelf.”

Ambtelijk vakmanschap

Vivienne: “We werken allemaal volgens het ambtelijk vakmanschap: vanuit vertrouwen en verantwoording, open en transparant. Met het project Informatie over Informatie bieden we handelingsperspectief aan rijksmedewerkers. Zo kunnen ambtenaren die de nieuwe ambtseed afleggen, waarin een open overheid is opgenomen, meteen de daad bij het woord voegen. Ook tijdens de ZO-campagne – wij doen ons werk Zorgvuldig & Open – kan worden verwezen naar de pagina’s op Rijksportaal.”

‘Met een goed beheerplan blijft de informatie over informatie altijd up-to-date’

In 2025 heeft Roan van ’t Land het projectleiderschap overgenomen. Naast het afronden van de teksten over openbaarmaking gaat het project aan de slag met een beheerplan, zodat de informatie over informatie altijd up-to-date zal zijn, ook als het project stopt. Daarnaast is inmiddels de eerste aanzet gedaan tot een vervolg, gericht op informatieprofessionals. Daarover meer verderop in dit jaarplan, bij het project Professioneel informatiebeheer.

Openheid en transparantie,
dat willen we allemaal.
Maar hoe zorgen we hiervoor?
Bij de Rijksoverheid is het belangrijk dat we goed samen werken...
en betrouwbaar zijn, zodat iedereen op ons kan rekenen.
Daarom moet overheidsinformatie niet alleen juist zijn...
maar ook altijd beschikbaar en makkelijk te vinden.
En daar zorgen we samen voor.
Overheidsinformatie is alle informatie die je nodig hebt...
om een goed beeld te kunnen krijgen van besluitvormingsprocessen.
En dat is vaak meer dan je denkt.
Denk bijvoorbeeld aan notities, beleidsstukken...
appjes, video's en social media posts.
Maar waarom is het nou zo belangrijk om die informatie goed op te slaan?
Daar zijn best wat redenen voor.
Zo zorgt het voor historisch besef...
zodat toekomstige generaties kunnen zien hoe ons land zich ontwikkelde.
En het maakt het makkelijker om efficiënter samen te werken met collega's.
Zowel binnen als buiten de overheid.
En natuurlijk helpt het...
om verantwoording af te leggen aan het parlement en de samenleving.
Dus het zorgt ook voor rechtszekerheid voor onderzoekers...
journalisten, organisaties en burgers.
En ook werkt het als krachtig wapen tegen nepnieuws.
Daarnaast is het natuurlijk ook wettelijk verplicht.
Burgers en organisaties...
hebben namelijk recht op toegang tot bepaalde overheidsinformatie.
Zo kunnen ze bij een conflict hun gelijk halen...
of de overheid controleren.
Daarom moeten zelfs onderzoeken die uiteindelijk niets bruikbaars opleveren...
toch gepubliceerd worden.
De Wet Open Overheid zorgt ervoor dat deze informatie openbaar wordt gemaakt...
actief of op verzoek.
Tenzij er goede redenen zijn om bepaalde informatie niet openbaar te maken...
zoals privacy of veiligheid.
Zorgvuldig en open dus.
Tot slot, veel regels rondom overheidsinformatie...
gelden voor het hele rijk, maar afhankelijk van het type informatie...
of de werkwijze kunnen er per organisatie verschillen zijn.
Kijk op je eigen intranet om te zien hoe het bij jouw organisatie geregeld is...
en ga ook met je collega's in gesprek over hoe zij het doen.