‘Organiseer een Archief Award’ – Filiz Deveci
“Voor mensen die in het buitenland voor het Rijk werken, is het belangrijk dat zij informatie goed opslaan. Op een ambassade bijvoorbeeld vinden veel personeelswisselingen plaats. Wij trainen daarom iedere medewerker in archiveren en zorgen dat ze over de juiste technische skills beschikken. Ook besteden we aandacht aan bewustwording, waarbij het vooral ook leuk moet blijven. We nomineren bijvoorbeeld elke maand een medewerker die zich onderscheidt in goed gebruik van ons archiefsysteem. En jaarlijks reiken we de Archief Award uit aan een van deze genomineerden!"
Filiz Deveci is operationeel manager op de Nederlandse ambassade in Polen.
’Thuis extra aandacht voor privacy’ – Debbie Jilderts
“Sinds de start van de coronacrisis zijn we allemaal aan het thuiswerken. Als we op kantoor met gevoelige informatie omgaan, zitten we in een omgeving die daar optimaal voor is ingericht. Fysieke documenten die verwijderd moeten worden, gaan bijvoorbeeld direct in de papierversnipperaar. Maar hoe zit dat thuis? Ik zorg ervoor dat ik mijn notities maak in een uitwisbaar schrift. Voor dit soort zaken moet je op je thuiswerkplek extra aandacht hebben.”
Debbie Jilderts is senior juridisch adviseur bij het Centraal Justitieel Incassobureau. Daar houdt ze zich bezig met privacy en heeft ze een privacyprotocol geschreven.
‘Maak goede selectiecriteria en begin op tijd’ – René Kiebert
“Binnenkort ga ik met pensioen. Ik ben bewust op tijd begonnen met het ordenen en uitzoeken van documenten: twee tot drie maanden voor mijn pensioen. Die tijd heb ik ook echt nodig. Er is enorm veel informatie, maar niet alles is relevant voor mijn opvolger of voor de organisatie. Begin daarom op tijd met het rubriceren van al je documenten, meteen als je begint met werken. Vraag jezelf daarbij af wat er bewaard moet worden en over welke onderwerpen of projecten vragen kunnen komen.”
René werkt als project- en programmamanager bij de Rijksacademie, onderdeel van het ministerie van Financiën. Binnenkort gaat hij met pensioen.
'Kies slimme trefwoorden’ – Peter van Diermen
“Binnen het Rijksvastgoedbedrijf gaat veel informatie rond, waarvan een groot deel wordt opgeslagen. Een zoekopdracht geeft dan ook enorm veel hits, die je vervolgens allemaal moet doorzoeken. Dat komt doordat iedereen in de loop van de tijd zijn eigen manier van werken en archiveren ontwikkelt. Om snel te kunnen vinden wat we zoeken, is het belangrijk met een gezamenlijke archiverings- en zoekstructuur te werken. Als iedereen zijn documenten op dezelfde manier opslaat, met dezelfde trefwoorden, scheelt dat veel tijd.”
Peter van Diermen is project-/programmamanager bij het Rijksvastgoedbedrijf, afdeling Projecten Defensie.
‘Overleg met je collega’s hoe je te werk gaat’ – Theo Akse
“Als ambtenaar werk je niet alleen, maar in een team. Spreek daarom met je collega’s af hoe je binnen jouw team omgaat met informatie. Waar sla je het op, welke titels gebruik je, wie verzorgt welk onderdeel? Maak daarbij gebruik van het Document Management System van jouw organisatie. Als iedereen op dezelfde manier werkt, geeft dat structuur en duidelijkheid. En dat kan een hoop werk schelen.”
Theo Akse werkt als opdrachtgever voor de dienstverlening van Doc-Direkt bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Als klantadviseur werkt hij zowel met afnemers van Doc-Direkt als met medewerkers.
