Liesbeth Bijtenhoorn is programmamanager en adviseur bij de Centrale Informatievoorziening (CIV), een onderdeel van Rijkswaterstaat (RWS). Daar houdt ze zich onder meer bezig met de i-Strategie 2.0 en een van de deelplannen hierbinnen: de ontwikkeling van een Digicampus.
Als het gaat om zorgvuldig omgaan met informatie, heeft Liesbeth Bijtenhoorn een strenge leerschool gehad. Daar plukt ze in haar huidige werk nog steeds de vruchten van. En haar collega’s ook, want die neemt ze graag in haar enthousiasme mee. In dit gesprek legt ze uit hoe ze daarbij te werk gaat. En waarom dat zo belangrijk is.
Hoe kijk jij aan tegen informatiebeheer?
“Ik heb 14 jaar bij het ministerie van Defensie gewerkt. Daar ben ik behoorlijk streng opgevoed. Collega’s waren bijvoorbeeld heel consequent in het locken van hun computer, ook als ze maar heel even van hun werkplek liepen. Bij ons wordt net zo goed met belangrijke informatie gewerkt. Bovendien werkt alles tegenwoordig met ‘Single Sign-On’: met een keer inloggen krijg je meteen toegang tot meerdere applicaties. Je kunt daardoor echt geen risico nemen.”
Wat doe je als je het toch fout ziet gaan?
“Toen ik zes jaar geleden bij RWS in dienst kwam, was ik teamleider. Ik sprak collega’s in die periode heel streng aan op hoe ze met informatie omgingen; dan voelde ik me soms net een politieagent. Uiteindelijk riep het vooral weerstand op. Tegenwoordig breng ik er meer humor in. Samen met een groepje collega’s vind ik het leuk om mensen een beetje te plagen als ze hun pc niet hebben gelockt. Dan suggereer ik bijvoorbeeld dat ik een mail verstuurd heb waarin ik namens die persoon iedereen heb uitgenodigd voor gebak. En tegen een leidinggevende heb ik wel eens beweerd mijn salaris wat te hebben opgehoogd, omdat ik via zijn computer in P-Direkt kon. Heb ik natuurlijk nooit echt gedaan!”
Hoe wordt op dit soort grapjes gereageerd?
“Niet altijd even positief, haha. Maar het mooie is: als je een keer zoiets doet, heeft het wel een groot effect. Er wordt over gesproken en daarna gaat het niet snel nog een keer verkeerd. Overigens vinden mensen het heel leuk om me erop te wijzen als ik zelf een keer wat slordig ben. En dat is alleen maar goed. We blijven allemaal mensen.”
'Het is belangrijk om afspraken met elkaar te maken. Over het opslaan van informatie, maar ook dat je elkaar mag aanspreken op elkaars gedrag'
Waarom vind je het zo belangrijk? Zo vertrouwelijk of gevoelig is jullie werk toch niet?
“Maar dat wil niet zeggen dat het zorgvuldig bewaren van documenten niet heel belangrijk is. Dan heb ik het over beveiliging van informatie, maar ook over het vindbaar opslaan. In onze zogeheten Digicampus dienen we bijvoorbeeld allerlei zaken vast te leggen over het testen van digitale innovaties: wat we doen, hoe we dat doen en waarom we dat doen. Vaak gaat het om digitale innovaties van samenwerkingspartners en kennisinstituten. Als we in de toekomst met één van die initiatieven aan de slag willen, is het belangrijk het hele voortraject te kunnen delen. Dat zijn we verplicht volgens de Aanbestedingswet. Je moet alle relevante documenten dan goed kunnen terugvinden. Daarnaast heb je er zelf natuurlijk voordeel van als je zaken makkelijk terug kunt vinden.”
Wat wil je collega’s adviseren?
“Het begint natuurlijk bij het gebruiken van de goede systemen. Bij RWS hebben we er een heel aantal, wat best voor een uitdaging zorgt. We gebruiken bijvoorbeeld SharePoint, een platform van Microsoft, maar daarnaast heb je dan nog je eigen schijf, de afdelingsschijf en vaak een projectschijf. Daarom is het heel belangrijk om onderling afspraken te maken. Zeker nu we allemaal thuiswerken. Waar sla je je documenten op? Wat doe je met een nieuwe versie; verstuur je die via de mail, of zet je hem op de server? Hoe zorg je ervoor dat anderen erbij kunnen als jij bijvoorbeeld vrij bent? En wat doe je als je tegelijk aan hetzelfde document werkt?
Ik herinner me een situatie waarin twee collega’s een hele middag bezig waren in verschillende versies van hetzelfde document. Toen ze daar achter kwamen waren ze vervolgens nog een dagdeel bezig om alles samen te voegen. Soms kun je daar wel om lachen. Maar uiteindelijk is het natuurlijk vooral frustrerend. En heel erg zonde van de tijd.”
Leer je zelf ook nog steeds bij?
“Absoluut. Ik probeer bijvoorbeeld regelmatig even met een ‘domme bril’ naar werkprocessen te kijken. De manier waarop je al heel lang werkt, is vaak niet de allerbeste manier. Informatie staat dan bijvoorbeeld op meerdere plekken gepubliceerd, of je blijkt te veel te bewaren. Als je je eigen werkwijze niet regelmatig tegen het licht houdt, kun je last krijgen van tunnelvisie; je mist dan manieren om het beter te doen.”
In de praktijk blijven mensen toch vaak hangen in de waan van de dag. Hoe kun je dat voorkomen?
“Nieuwe collega’s kunnen daar een belangrijke rol in spelen. Die kun je bijvoorbeeld eens een zoekopdracht geven. Zo kwamen we er achter dat er op vier verschillende plekken op ons intranet informatie stond over de i-Strategie. En dat is niet handig, want die informatie kan natuurlijk veel beter centraal worden opgeslagen.
Daarnaast kunnen nieuwe mensen vaak met frisse ideeën komen. Ook voor hoe systemen verbeterd kunnen worden. Een database bevat bijvoorbeeld vaak veel invulvelden. Zijn die allemaal echt nodig, of is het handiger bepaalde velden samen te voegen? Dan kun je gegevens misschien wel uniformer opslaan, en daarmee makkelijker vindbaar maken.”
Heb je nog een laatste tip?
“Ik vertelde al hoe belangrijk het is om afspraken te maken, maar dan heb ik het niet alleen over werkafspraken. Hier hoort ook de afspraak bij dat je elkaar mag aanspreken op elkaars gedrag. En dat mag best met een grapje, maar moet vervolgens wel serieus worden genomen. Want het is echt een belangrijk onderwerp.”
