Saskia Wesselius (54) is sinds 2,5 jaar adviseur bij het Bureau Nationaal Coördinator Internationale Functies. Dit bureau zoekt proactief naar kandidaten voor strategische functies bij internationale organisaties. De nadruk ligt hierbij op zowel het midden en hoger managementniveau als specialistische functies. Zo bevordert NCIF dat Nederland goed vertegenwoordigd is in ruim dertig internationale organisaties zoals de Verenigde Naties, de Wereldbank, de OVSE en de NAVO. Ze zoekt daarvoor kandidaten binnen zowel de overheid, universiteiten als het bedrijfsleven, en verzamelt informatie over de vacatures en personen, en biedt ondersteuning bij sollicitaties.
Zorgvuldig omgaan met informatie is voor Saskia Wesselius een logisch onderdeel van haar werk. En dat geldt ook steeds meer voor haar collega’s, want ze blijft haar boodschap herhalen. De belangen bij het Bureau Nationaal Coördinator Internationale Functies zijn dan ook groot. Zowel voor de mensen waar het om gaat, als voor ons land.
De Nationaal Coördinator Internationale Functies is een klein maar snel groeiend team. Er werken inmiddels zeven mensen. “Nederlanders zijn van huis uit vrij nuchter, maar we zien steeds meer in hoe belangrijk het is om landgenoten te hebben op belangrijke internationale posities. Het proces om daartoe te komen is heel delicaat. Er spelen allerlei politieke belangen. Het is daarom heel belangrijk dat er geen informatie over mogelijke kandidaten uitlekt.”
Afwegingen
Regelmatig wisselen Saskia en haar collega’s vertrouwelijke informatie uit met externe partijen, zoals ambassades, consulaten, en de organisaties waar kandidaten werken of waar de betreffende functie vacant is. Het gaat dan om cv’s, maar ook om aanvullende informatie over de vacature of de betreffende kandidaat. “Niet alle kennis die we daarbij opdoen is relevant. Alleen informatie waar we echt wijzer van worden slaan we op, op een zodanige manier dat deze goed beveiligd en vindbaar is.”
Afgesloten deel
Het bureau maakt gebruik van het kandidatensysteem van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Daarbinnen werkt het team in een afgesloten deel, waarvan Saskia de beheerder is. “Alleen ons team heeft toegang daartoe. Door hier alle relevante informatie op te slaan weten we altijd van elkaar wat er speelt. Dat zorgt voor veel efficiëntie. Helaas werkt het systeem soms wel wat traag. Dat kan wel eens frustrerend zijn, maar gelukkig wordt hier door de IT-afdeling aan gewerkt.”
“Systemen kunnen nog zo goed zijn, het blijft mensenwerk”
Privacy
Bescherming van privacy is in het werk van Saskia erg belangrijk. En dan kun je met nog zulke goede systemen werken, het is en blijft mensenwerk. Secuur en integer werken zijn essentieel. “Voordat we informatie over mensen opslaan of doorsturen, vragen we daarvoor altijd toestemming. Verder drukken we zo weinig mogelijk af op papier en zorg ik dat mensen niet op mijn scherm kunnen kijken, ook als ik thuiswerk. Daarnaast kan ik bijvoorbeeld weinig over mijn werk vertellen op feestjes. Als informatie over een sollicitatie uitlekt is dat niet alleen vervelend voor de kandidaat, maar mogelijk ook schadelijk voor Nederland. Een belangrijke internationale functie kan dan aan ons voorbij gaan.”
Terugzoeken
In het kandidatensysteem worden niet alleen cv’s bewaard, maar alle relevante documentatie. Het gaat dan bijvoorbeeld om steunbrieven van de minister of de koning, maar ook alle mailwisselingen, inclusief de gang van zaken en de gemaakte afwegingen. Deze informatie moet goed worden opgeslagen: vindbaar en volgens de richtlijnen van de AVG.”
Streng
Zorgvuldig werken met informatie is voor Saskia een tweede natuur geworden. Ook haar collega’s houdt ze scherp. Soms moeten collega’s wel eens grinniken om haar strengheid, maar ze nemen het wel serieus. Het delen van elkaars inloggegevens en wachtwoorden is bijvoorbeeld not done. Het centrale systeem is er niet voor niets: daar moet alles in staan. “En niet pas na een week, maar zo snel mogelijk. Een enkel mailtje dat niet wordt opgemerkt, of een aanbevelingsbrief die niet goed doorkomt, kan meteen grote gevolgen hebben.”
Goede overdracht
Afgelopen jaar was Saskia langere tijd afwezig. Ze zou twee weken met ziekteverlof gaan, maar de herstelperiode na een schouderoperatie werd uiteindelijk een half jaar. “Gelukkig had ik mijn out of office ingesteld en de overdracht goed geregeld, zodat het werk er niet onder te lijden had. Ik zeg altijd: niemand is onvervangbaar. Het is de informatie die onmisbaar is.”
