Elke Nederlander heeft recht op goede informatie van de overheid, want de overheid wil geloofwaardig en transparant zijn. Dat betekent dat onze informatie duidelijk, betrouwbaar, volledig en snel beschikbaar moet zijn. Doc-Direkt helpt daarbij. Sinds 2011 is dit bij de Rijksoverheid de interne dienstverlener voor informatiehuishouding, zowel op papier als digitaal.
400 km papier
Doc-Direkt werd in het begin ingezet voor het wegwerken van archiefachterstanden: het beoordelen of dossiers moeten worden overgedragen naar het Nationaal Archief of vernietigd moeten worden. “Het gaat om zo’n 400 kilometer papier, dus als je het allemaal bewaart en zomaar op een plank zet, wordt terugvinden erg lastig”, vertelt relatiemanager Vera Rosema. Inmiddels doet Doc-Direct veel meer. Ze leveren bijvoorbeeld het DMS Digi-Doc, dat onder meer gebruikt wordt door de ministeries van BZK en Financiën. Daarnaast verzorgen ze in brede zin het toegankelijk maken en digitaliseren van informatie voor de hele Rijksoverheid.
Vera: “We houden ons bezig met de gehele informatiestroom. We leveren bijvoorbeeld de sjabloongenerator waarmee je documenten snel opmaakt in een Document Management Systeem (DMS). En we monitoren en signaleren wanneer gevoelige informatie onjuist wordt opgeslagen. Zo voorkomen we dat geheime of privacygevoelige informatie in dossiers blijft staan waar iedereen toegang toe heeft.”
Vraaggestuurd
Als relatiemanager onderhoudt Vera het contact met verschillende departementen, zoals het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het ministerie van Algemene Zaken. Ze ondersteunt hen bij het veilig en duurzaam vindbaar maken van informatie, met name door ze te adviseren. “Soms komen departementen vraagstukken tegen die ze zelf niet kunnen oplossen. Ze kloppen dan bij Doc-Direkt aan.” Vera geeft een voorbeeld: “Burgers vragen steeds vaker hun persoonsgegevens op. Maar als je dat verzoek wilt inwilligen, hoe deel je die gegevens dan veilig? Dat gebeurde veelal via mail of post, maar als de gegevens digitaal zijn opgevraagd, dan wil en moet je ook digitaal antwoord geven. Wij zoeken daar dan een oplossing voor.”
Oplossing
Een voorbeeld van zo’n oplossing is Filetransfer. “Daarmee kun je snel en veilig informatie uitwisselen, met externe partijen maar ook tussen verschillende ministeries”, vertelt Deeqa Gelle. Ze begon 18 jaar geleden in de registratiekamer: daar wordt al het inkomende papierwerk gedigitaliseerd en vervolgens gearchiveerd. Nu is ze producteigenaar van onder meer Filetransfer. “Omdat ministeries met verschillende Document Management Systemen werken, is het delen van grote bestanden lastig. Deze tool maakt dat toch mogelijk. Bovendien is het heel veilig: het verzonden dossier of bestand is alleen te ontgrendelen met een code die de verzender moet delen met de gewenste ontvanger. Na vijf dagen verloopt de code weer, wat zorgt voor een extra duurzame bescherming.”
Thuiswerken
Nu alle ambtenaren door de coronacrisis al maanden thuiswerken, komen er nieuwe uitdagingen om de hoek kijken. Zo wordt de gekwalificeerde elektronische handtekening versneld ingevoerd. “We waren al langer met dit product bezig, maar veel ministeries zagen de urgentie nog niet”, zegt Deeqa, die ook functioneel beheerder is van deze tool. Door het thuiswerken is dat nu anders: elk ministerie wil dat haar ambtenaren digitaal een handtekening kunnen zetten die ook nog eens juridisch geldig is. “Want een scan van je handtekening met pen is dat niet”, legt Deeqa uit. “Bovendien bespaart het je tijd, want een digitale handtekening is zó gezet. Je krijgt een melding om een document te ondertekenen, je geeft akkoord en via een app op je telefoon identificeer je jezelf met een vingerafdruk. Efficiënt en veilig dus.”
'Informatie op de juiste manier bewaren is niet altijd makkelijk. Hoe groter de betrokken groep mensen en hoe diffuser, hoe lastiger het terugvinden van informatie is'
Digitaal is de toekomst
“We richten ons op innovatieve manieren van digitaal archiveren”, vertelt Deeqa. “Dat levert interessante vragen op. Hoe kun je bijvoorbeeld digitale technieken inzetten om papieren archieven efficiënter te bewerken? En hoe maak je een DMS toegankelijker?” Momenteel werkt bijvoorbeeld DigiDoc niet goed op een tablet. Het scherm is dan net wat te klein. “Dat is vooral lastig als je ook regelmatig op pad bent voor je werk”, vertelt Vera. “Daarom werken we momenteel aan een online versie van dit DMS, zodat je altijd en overal een goede en gebruiksvriendelijke toegang hebt tot documenten.”
Goed bewaren
“Als wij nu niet zorgvuldig omgaan met informatie, heeft een latere generatie niets om op terug te vallen”, waarmee Deeqa het belang van goed bewaren nog eens benadrukt. Maar informatie op de juiste manier bewaren is niet altijd makkelijk, geeft Vera toe. “Dit hangt onder andere af van het aantal mensen dat betrokken is geweest bij het dossier. Is dat één team, of verschillende teams van verschillende ministeries? Maar ook: is de informatie opgeslagen in het DMS, of zijn er ook documenten op papier en in bijlages van e-mails. Hoe groter de groep mensen en hoe diffuser de informatiehuishouding, hoe lastiger het terugvinden van informatie is."
Zoek en vind
Om informatie nog makkelijker te kunnen vinden, ontwikkelde Doc-Direkt een handige nieuwe tool: het Big Data Analytics Platform (ook wel: ‘Zoek & Vind’). “Hiermee kun je met één zoekopdracht in verschillende systemen naar informatie zoeken. Het is al mogelijk om in verschillende DMS’en te zoeken, maar ook oop bijvoorbeeld netwerkschijven of in je eigen mailbox”, vertelt Deeqa. “Het mooie is dat er ook persoonlijke systemen aan gekoppeld zijn. Zo worden ook relevante resultaten uit bijvoorbeeld je mailbox, bureaublad of persoonlijke schijf getoond.”
Automatisch proces
De sjabloongenerator, de gekwalificeerde elektronische handtekening, Zoek & Vind: het zijn allemaal tools die het creëren, ondertekenen, opslaan en vinden van informatie makkelijker maken. “De kracht zit daarbij in samen ontwikkelen”, zegt Vera. “Dus sluit een tool niet helemaal aan op je wensen? Of loop je tegen een probleem aan? Meld het dan vooral, dan kunnen we samen op zoek naar een oplossing. Zo werken we met elkaar aan een flexibele en duurzame informatiehuishouding.”
