Rèdjinald Lichtenberg (29) is Rijks I-trainee. In twee jaar tijd doet hij drie opdrachten van acht maanden bij verschillende rijksorganisaties. Daarin houdt hij zich bezig met actuele vraagstukken op het gebied van ICT. Op dit moment werkt Rèdjinald bij CIO-Rijk (onderdeel van het ministerie van BZK) mee aan een handreiking voor het uitvoeren van vernieuwende ICT op een verantwoorde manier.
Als trainee spring je vaak op een ‘rijdende trein’. Je werkt mee aan lopende projecten en dan is het extra belangrijk dat informatie goed vindbaar is: je bent afhankelijk van hoe goed je collega’s relevante documenten bewaard hebben. Uit ervaring weet Rèdjinald dat dit niet altijd goed gaat. “Bij een eerdere opdracht was ik veel tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste documenten, heel inefficiënt.”
Rèdjinald is vrij bedreven in het ordenen van zijn informatie. Hij noemt het zelfs een van zijn hobby’s. “Niets prettiger dan informatie die je nodig hebt snel kunnen vinden, toch? Ik hanteer dan ook een strakke indeling van mijn informatie. In het Document Management Systeem (DMS) categoriseer ik niet alleen lopende en afgeronde projecten per onderwerp, daaronder hang ik ook nog submappen. Bovendien heb ik een aparte map voor persoonlijke notities en achtergrondinformatie over de projecten, waardoor collega’s alleen de bruikbare informatie terugvinden in het DMS.”
Voordelen van categoriseren
“Ik zie eigenlijk alleen maar voordelen van informatie goed bewaren”, vertelt Rèdjinald. Voor hem gaat ‘goed bewaren’ vooral om nota’s, brieven en andere documenten zo opslaan dat anderen er ook gebruik van kunnen maken. “In mijn huidige opdracht kwam ik onlangs mijn eigen documenten tegen, die ik had opgeslagen tijdens mijn vorige opdracht. Dat was toen collega’s me informeerden over de ontwikkelingen op het gebied van lifecycle management. Collega’s hadden mijn informatie niet alleen gevonden, maar ook goed kunnen toepassen bij een ander project. Daar word ik nou blij van.”
Handig voor jezelf én collega’s
Ook bij een overdracht werkt een geordende archivering van informatie in ieders voordeel. “De overdracht die ik deed bij mijn vorige opdracht was in een handomdraai afgerond. Niet alleen fijn voor mezelf, maar ook voor mijn opvolger, die gemakkelijk aan de slag kon. Hij zag namelijk snel uit welke bronnen de informatie komt, welke documenten definitief zijn en welke work in progress.”
'De tijd nemen om documenten op een juiste manier te archiveren is ontzettend belangrijk. Dat komt de communicatie én het beleidsproces binnen het Rijk alleen maar ten goede'
Bewust bewaren
Zorgen dat informatie goed en veilig bewaard is, daar zou iedereen bewust mee om moeten gaan, vindt Rèdjinald. “Niet alleen vanwege ons werk, maar ook omdat we leven in een digitale samenleving. Een hack of DoS-aanval komt steeds vaker voor op privé én officiële netwerken. En al zijn de systemen van de overheid zo goed mogelijk beveiligd; voorkomen is beter dan genezen. Denk dus altijd na welke informatie je bewaart, en ook vooral hoe en waar je dat doet. Zo zorg ik dat ik gevoelige werkgerelateerde documenten alleen op mijn Citrix-omgeving zet en niet bewaar op een persoonlijke schijf zoals mijn privélaptop of een USB-stick.”
Systemen op orde
Aan de ene kant is goed bewaren van informatie een kwestie van verantwoordelijkheid, denkt Rèdjinald. “Maar tegelijkertijd zie ik dat het voor collega’s lastig kan zijn om informatie binnen de directie te kunnen vinden, en worden bestaande mappen niet altijd consistent gebruikt. Met een groep trainees zijn we precies om die reden een initiatief gestart. We zoeken naar de meest handige interne ordening van de mappenstructuur bij CIO Rijk. Zo hopen we de vindbaarheid van documenten te verbeteren. Hopelijk vinden we een geschikte oplossing en wordt het opgepakt binnen onze organisatie.
Neem de tijd voor archiveren
“Als er een nota of ander document wordt afgerond, vergeten we het vaak snel weer”, merkt Rèdjinald. “Hup, door naar het volgende vraagstuk. Maar de tijd nemen, ook tijdens de looptijd van een project, om documenten op een juiste manier en met goede betiteling te archiveren is belangrijk. Dat komt de communicatie én het beleidsproces binnen het Rijk alleen maar ten goede.”
Als informatie niet goed wordt bewaard en bijgehouden, kun je bijvoorbeeld niet voortborduren op eerdere oplossingen of besluiten, weet hij. “Soms vind ik wel eens in verschillende mappen hetzelfde document, of een andere versie van dat document. Welke informatie is dan de juiste?” De grootste uitdaging zit dan ook in het op één plek kunnen terugvinden van alle documentatie die te maken heeft met een bepaald onderwerp, kaart Rèdjinald aan. “Het laatste wat je wil is veel tijd kwijt zijn met zoeken naar informatie, als je weet dat de staatsecretaris erop zit te wachten.”
