Om het gesprek over goed omgaan met overheidsinformatie aan te gaan binnen jouw team, is er de Goed Bewaard Kennisquiz. Deze quiz speel je samen met (of eigenlijk tegen) je collega’s, in een digitale vergadering. Helemaal geschikt voor de huidige thuiswerksituatie dus. Stefanie Nelissen is senior communicatieadviseur Programma Open Overheid bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en organiseerde als een van de eersten de quiz voor haar team. We vroegen Stefanie hoe ze dat heeft aangepakt en wat zij en haar collega’s ervan vonden – ook deelt ze enkele tips en tricks.
Waarom vond je het belangrijk om de quiz te organiseren?
“Omdat ons team zich bezighoudt met het programma Open Overheid zijn we dagelijks bezig met het thema van de campagne. Ik was dus benieuwd hoe wij het ervan af zou brengen en wat we van de quiz zouden vinden. Daarnaast leek het me fijn om iets leuks te doen met elkaar, naast het dagelijkse werk. Zo’n quiz is dan ideaal: het is gezellig en nuttig tegelijk.”
Hoe heb je de organisatie aangepakt?
“Via de campagnewebsite heb ik de inlogcode voor de quiz opgevraagd. Daarmee kreeg ik toegang tot de quiz-omgeving en kon ik direct een vergaderlink naar mijn teamleden sturen. Bij die uitnodiging heb ik een van de ‘Goed Bewaard’-gifjes toegevoegd. Dat vrolijkte de uitnodiging meteen op. In de app-groep van ons team heb ik het gifje ook nog een keer gebruikt, met de vraag: ‘jij doet toch ook mee?’. En op de dag van de quiz heb ik nog een laatste reminder gestuurd, ook weer met een gifje erbij. Zo heb ik geprobeerd in de aanloop naar de quiz alvast de spanning binnen het team op te bouwen. En volgens mij is dat wel gelukt, want iedereen deed mee.”
Hoe vond je de quiz gaan?
“Naast organisator was ik ook quizmaster en dat vond ik erg leuk om te doen. Ik denk dat dat ook nodig is, dat je er plezier in hebt en er wat van maakt. Zelf vond ik het bijvoorbeeld grappig om een glitterhoedje op te doen: zo maak je het vrolijk en luchtig. Tegelijkertijd heb je als quizmaster ook de taak om het gesprek op gang te brengen. De quiz kan namelijk ook discussie oproepen en dat is alleen maar goed. Je krijgt daar van RDDI ook een aantal aanwijzingen en tips voor. We hebben uiteindelijk een uurtje over de quiz gedaan en daarna nog even kort nagepraat om reacties te peilen.”
Wat waren reacties van collega’s?
“Collega’s vonden het leuk en gezellig om te doen: het voelde voor hen echt als teambuilding. Verder heeft het ook voor ons nog kunnen bijdragen aan bewustwording over omgaan met overheidsinformatie. Hoewel ons team aardig thuis is in het onderwerp, kon je merken dat sommige informatie toch nieuw was. Bijvoorbeeld over hoe je het beste kunt omgaan met je privé-mail. Anderen gaven aan dat de antwoorden eigenlijk vrij logisch zijn, maar dat het nog iets anders is om er ook tijdens het werk goed bij stil te staan. En dat ook de tijdsdruk het lastiger en spannend maakte. Al met al vonden ze leuk om te doen en echt een aanrader voor andere teams!”
Heb je nog een tip voor collega’s die de quiz willen organiseren?
“Door de snelheid waarmee je de quiz speelt blijven de vragen en antwoorden niet altijd even goed hangen. Daarom zou ik de resultaten na afloop downloaden en via mail delen met je team. Dan heeft iedereen de tijd om het nog eens rustig na te lezen. Verder is de quiz vooral heel geschikt voor bewustwording: het maakt nog eens extra duidelijk waarom het goed opslaan van overheidsinformatie zo belangrijk is. Wat medewerkers concreet moeten doen kan verschillen per organisatie, omdat er soms andere regels gelden. Door de quiz met je team te spelen kan je ingaan op deze organisatiespecifieke regels.”
