Brigitte van der Woning (60) werkt bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) als projectsecretaris. Momenteel is ze betrokken bij het rijksbrede project Rijksroosteren, dat toewerkt naar een nieuw en uniform beleid voor het roosterproces. Uitgangspunten daarbij zijn: gelijke beloning bij gelijke situaties, meer invloed van medewerkers op hun eigen werk-privébalans en gezonde roosters waarbij capaciteitsvraag en beschikbare bezetting op elkaar zijn afgestemd. Brigitte en de projectleider werken hierbij samen met alle uitvoerende diensten van JenV.
Als projectsecretaris is het goed omgaan met overheidsinformatie een essentieel onderdeel van Brigittes werk. Ze zorgt er bijvoorbeeld voor dat het archief van RijksRoosteren juist wordt opgezet en bijgehouden. Daarmee bespaart ze niet alleen veel uitzoekwerk voor haar collega’s, maar het is ook belangrijk voor het reconstrueren van besluitvorming.
Over Rijksroosteren voert Brigitte maandelijks overleg met uitvoerende organisaties als het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). “Ik vorm de schakel tussen deze organisaties en krijg van alle kanten informatie opgestuurd”, vertelt Brigitte. “Door die informatie zorgvuldig op te slaan, zorg ik ervoor dat collega’s toegang hebben tot de meest recente versies van documenten. Zo weet iedereen hoe het project vordert, én werken we ook allemaal met dezelfde informatie. Collega’s zijn daarvoor van mij afhankelijk, dus ik let erop dat het altijd up to date is.”
Samenwerkruimte
Voor het delen van documenten maakt ze gebruik van de Samenwerkruimte. Dat is een tijdelijke opslagplaats in de werkomgeving die je kunt gebruiken om documenten te delen met externe partijen. De diensten vallen dan wel onder JenV, maar ze kennen elk een eigen Document Management Systeem (DMS). “Het is dan best een uitdaging om ervoor te zorgen dat je iedereen de informatie kan verstrekken op een veilige en handige manier. Door de Samenwerkruimte kunnen we gedurende de looptijd van het project documenten zoals vergaderstukken, nota’s en reviews gemakkelijk met elkaar delen”, legt Brigitte uit. Als het project is afgerond, wordt de ruimte opgeheven. Het is dus nadrukkelijk geen archief.”
Reconstrueerbaar
Het archiveren gebeurt in DigiJust, het DMS van JenV. Het is dus eigenlijk dubbel werk, wat niet nodig zou zijn als iedereen toegang had tot hetzelfde DMS, vertelt Brigitte. “Dat is zonde, want het vergroot de kans op fouten. Archiveren is namelijk niet per se makkelijk. Je moet iedere keer goed nadenken waar en onder welke naam je de informatie opslaat, zodat jijzelf én collega’s het later makkelijk kunnen terugvinden. Bovendien wil je geen ‘losse’ documenten plaatsen, want zo vervuil je het systeem. Stel, er is een discussie met collega’s over hoe is gekomen tot het plan van aanpak van jouw dossier. Dan is het handig als alle verslagen van vergaderingen in dezelfde map staan. Zo heb je de informatie snel gevonden én is verifieerbaar welke afspraken zijn gemaakt, met wie en wanneer.”
'Je moet iedere keer goed nadenken waar en onder welke naam je informatie opslaat, zodat jijzelf én collega’s het later makkelijk kunnen terugvinden'
Up-to-date
Een andere uitdaging bij het goed bewaren van informatie is het actueel houden van documenten en gegevens. “Het komt wel eens voor dat ik een brief had opgeslagen in het DMS, waar toch nog een nieuwere versie van kwam. Dan is het belangrijk om die informatie te updaten. Anders wordt later informatie gevonden die niet meer klopt. Daarvoor moet je dus heel gestructureerd nagaan welke informatie er geüpdatet moet worden, zodat je niets mist. En hoewel ik hier veel ervaring mee heb, gaat dat bij mij ook heus wel eens mis. Zaak is dan dat je ervan leert, want informatie die je opslaat en vindbaar is voor anderen moet gewoon betrouwbaar zijn.”
Vergrendelen
“Een handige functie in het DMS vind ik het vergrendelen van documenten”, vertelt Brigitte. Je machtigt dan alleen de personen die je toegang wilt verlenen. Zo maak je informatie beschikbaar in het DMS, maar blijft het vertrouwelijk, omdat niet iedereen erbij kan. Dat kan handig zijn als je te maken hebt met bijvoorbeeld persoonsgegevens.” Daar moet integer en zorgvuldig mee worden omgegaan. “Soms gebeurt dat onverhoopt niet, bleek toen Brigitte toevallig een map met vertrouwelijke informatie tegenkwam. “Daar heb ik die collega op aangesproken, want zoiets moet snel aangepast worden vanwege de AVG. Er werd geschrokken, maar positief op gereageerd. Dezelfde dag was de informatie beveiligd opgeslagen.”
Verantwoordelijkheid
Brigitte heeft altijd een ondersteunende functie gehad. Hoe goed de informatie van haar eigen projecten wordt bewaard, heeft ze daardoor grotendeels zelf in de hand. Maar soms is ze toch afhankelijk van collega’s, zoals de keer dat ze een vakantievierende collega moest opbellen. “Het document dat ik nodig had, was opgeslagen op haar persoonlijke schijf. Een vervelende situatie voor ons allebei. Want liever val je iemand tijdens een vakantie niet lastig. Het deed me weer eens beseffen dat het goed bewaren van informatie alleen maar voordelen heeft. Daarvoor dragen we samen verantwoordelijkheid.”
