Geert Beks is senior adviseur informatiehuishouding bij het bestuursdepartement van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Sinds 2017 houdt hij zich onder andere bezig met de coördinatie van de informatiehuishouding rondom de MH17-ramp. Ondanks de enorme impact en emotionele lading van dit thema, gaat hij niet anders te werk dan in andere projecten. ‘Als rijksambtenaar heeft je werk altijd impact op mensen.’
Wat heb jij met het bewaren van informatie?
"Ik heb vroeger Geschiedenis gestudeerd en daarna de Rijkarchiefschool gedaan. Met een uitstapje naar informatiebeveiliging, ben ik inmiddels al ruim 30 jaar bezig met het onderwerp informatiehuishouding. Van jongs af aan heb ik al iets met geschiedenis; van de verhalen over ontdekkingsreizigers tot de gebeurtenissen gedurende de Koude Oorlog. Een beetje kennis van het verleden leert ons het heden beter te begrijpen. Niet voor niets heb ik ook ruim twaalf jaar bij het Nationaal Archief gewerkt."
Wat is een hotspot?
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat over zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Met een hotspot wordt bepaald of te vernietigen informatie naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat in aanmerking komt voor bewaring.
Hoe ben je betrokken geraakt bij het dossier MH17?
"Naar aanleiding van een motie van Pieter Omtzigt, werd in 2016 besloten een ‘hotspot’ te maken van de vliegramp (zie kader). Alle departementen werden vanaf dat moment zelf verantwoordelijk voor het archiveren van de bij hen aanwezige informatie over dit thema. Samen met twee collega’s ben ik gevraagd hier invulling aan te geven bij het bestuursdepartement van het ministerie van JenV."
Hoe zijn jullie te werk gegaan?
"We hebben een speciale plek gecreëerd in ons Document Management Systeem (DMS) DigiJust. Daar hebben we 36 verschillende werkprocessen beschreven, zoals het verzamelen van DNA-materiaal, de strafvervolging, en het beantwoorden van Kamervragen. Onder die werkprocessen slaan we alle denkbare informatie op. Dat betekent bijvoorbeeld alle e-mails en documenten die over het onderwerp gaan, bewijsmateriaal van de rampplek en foto- en filmmateriaal. Soms is er ook sprake van fysiek materiaal, zoals de condoleanceregisters. Alles komt goed vindbaar in het DMS te staan, behalve de informatie die vraagt om een hoger beveiligingsniveau, omdat er sprake is van staatsgeheim."
Ook andere rijksorganisaties hebben te maken met de hotspot MH17. Vindt hierover ook afstemming plaats?
"Binnen het bestuursdepartement en het ministerie van JenV hebben wij een coördinerende rol. Wij overleggen dus regelmatig met andere organisatieonderdelen, zoals het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC), het NFI en de Nationale Politie. Daarnaast worden we ondersteund door het Nationaal Archief en vindt er afstemming plaats met andere rijksorganisaties. Daar hebben we een speciaal Rijksbreed overleg voor. Daarin hebben we ook afgesproken om waar mogelijk dezelfde werkprocessen te hanteren; Kamervragen beantwoorden moeten we bijvoorbeeld allemaal."
Wat is de meerwaarde van de hotspot?
"De vliegramp met de MH17 heeft natuurlijk een enorme impact gehad. Dat maakt het extra belangrijk om te kunnen reconstrueren welke keuzes gemaakt zijn, ook voor later. Op de korte termijn helpt de hotspot om de vele Kamervragen te kunnen beantwoorden, maar ook om nabestaanden zo goed mogelijk te kunnen informeren. Door de NCTV is bijvoorbeeld een speciale website gebouwd met informatie die alleen voor hen toegankelijk is."
Ga je met dit dossier zorgvuldiger om dan met andere dossiers?
"In principe maakt het geen verschil. Als je een lijst met slachtoffers voorbij ziet komen, raakt dat je natuurlijk. Iedereen heeft een beeld bij deze gebeurtenis, en veel mensen kennen wel iemand die direct of indirect getroffen is. Maar het werk van de overheid gaat altijd over mensen. We zijn het aan de samenleving verplicht om goed op te slaan wat we doen. Ook voor volgende generaties. Goed opslaan van overheidsinformatie gaat namelijk ook over leren van het verleden en het behoud van cultureel erfgoed."
Waarom is dat nou eigenlijk belangrijk? Zelf heb je interesse in geschiedenis, maar dat geldt toch niet voor iedereen?
"Voor mijn collega’s van de afdeling heb ik een keer een personeelsuitje georganiseerd naar het Nationaal Archief. Daar kun je vanaf circa 1200 veel van de Nederlandse geschiedenis terugvinden, zoals de schuldbekentenis van Balthasar Gerards, de moordenaar van Willem van Oranje. Ook vind je er het journaal van Jacob Roggeveen, de ‘ontdekker’ van Paaseiland. Maar ook bijvoorbeeld het archief van de Raad voor het Rechtsherstel. Je merkt dat het dan toch gaat leven voor mensen, als dat soort feiten zwart op wit op papier staan. Zeker in deze tijden van nepnieuws wordt dat alleen maar belangrijker. Neem ook de discussie rondom ons slavernijverleden, die de laatste jaren weer actiever gevoerd wordt. Wat daarover in het Nationaal Archief wordt bewaard, is van grote waarde. Het helpt onder meer het handelen van de overheid te kunnen reconstrueren, en daarmee de geschiedenis."
Wat wil je meegeven aan collega’s?
"Sta regelmatig stil bij het belang van je werkzaamheden; dat je bezig bent voor de samenleving en voor de toekomst. Als je aan het eind van de dag al je e-mails hebt beantwoord, denk dan niet dat je klaar bent. Elke e-mail kan het begin zijn van een nieuw dossier. Wat kunnen collega’s met bepaalde informatie? En als het gaat over gevoelige informatie, die niet openbaar mag worden; onder welke voorwaarden mag die dan wel openbaar worden? Als betrokken ambtenaar kun jij daar nu keuzes in maken. Over tien jaar zit er misschien iemand anders op jouw plek; die kan dat niet meer goed inschatten."
Met corona is er dit jaar weer een nieuwe hotspot aangewezen. Werkt die op dezelfde manier?
"Een belangrijk verschil is dat de hotspot nu heel snel is ingesteld. Waar het bij MH17 pas twee jaar na de ramp gebeurde, was het besluit een hotspot te maken nu meteen al in maart genomen. Bij MH17 zijn we nog steeds veel bezig met het vullen van gaten, bijvoorbeeld omdat betrokken ambtenaren zijn vertrokken en wij als gevolg daarvan veel moeten reconstrueren."
Heb je nog een laatste boodschap?
"Informatiehuishouding is binnen de overheid veel te vaak een sluitpost. Ik denk dat het onderwerp bij het hele rijk nog veel beter op de kaart moet komen staan, bijvoorbeeld door het een vast onderdeel te maken van introductieprogramma’s voor nieuwe medewerkers. Ik weet nog dat ik zelf begon bij het ministerie van Justitie. We kregen wel een uitgebreide rondleiding door het gebouw, maar niets te horen over het aanmaken van een dossier, of over het belang daarvan. Wat mij betreft hoort dit bij de basisvaardigheden van een rijksambtenaar. Zeker in het digitale tijdperk waarin wij nu werken en leven waarin informatie in vele systemen en in vele concept-stadia opgeslagen zijn wordt het alleen maar belangrijker."
