Hoe gaat de Rijksoverheid de groeiende digitale informatie zo opslaan dat ons collectief geheugen authentiek, duurzaam en toegankelijk blijft, terwijl de complexiteit van samenwerking groeit? Niet met meer technologie, zeggen zowel Tech Minimalist Kia Kamgar als Rijksarchivaris van het Nationaal Archief, Marens Engelhard. De sleutel tot het goed en duurzaam opslaan van data zit in de vaardigheden van mensen.
Door Karina Meerman.
Onderzoeksbureau International Data Corporation (IDC) verwacht dat de mensheid in 2025 zo’n 175 triljoen gigabytes (175 zettabytes) aan nieuwe data creëert (een veelvoud van de berekende 35 zettabytes in 2020). NASA legt 1 zettabyte uit als “zoveel informatie als er zand ligt op de stranden van de wereld”. Al die data zijn betekenisloos zonder context. Goede metadata zijn cruciaal als informatie weer gevonden moet worden.
Data volume units
Byte = 8 bits
Kilobyte (kB) = 1.000 bytes
Megabyte (MB) = 1.000 kB
Gigabyte (GB) = 1.000 MB
Terabyte (TB) = 1.000 GB
Petabyte (PB) = 1.000 TB
Exacbyte (EB) = 1.000 PB
Zettabyte (ZB) = 1.000 EB
Yottabyte (YB) = 1.000 ZB
Datazwermen
Niet alleen die groeiende hoeveelheden data zetten een ordelijke informatiehuishouding onder druk, ook de complexiteit groeit. Samenwerking binnen de overheid overstijgt nu al ministeries, departementen en publiek-private grenzen. Het aantal complexe vraagstukken neemt toe en daarmee ook het aantal samenwerkingen. Niemand kan het meer alleen oplossen. Binnen de overheid gaan ambtenaren interdepartementaal samenwerken op thema’s en in projecten. Wanneer het werk is gedaan, gaan ze door naar het volgende vraagstuk. De traditionele verticale organisatie van de overheid wordt vloeibaarder. Denkwerk over complexe vraagstukken wordt zo verspreid over een netwerk van verschillende partijen die via systemen met elkaar zijn verbonden, als in een zwerm.
Digitaal vereenvoudigen
Een dergelijke vernetwerking brengt veel vragen met zich mee over verantwoordelijkheid en eigenaarschap rondom data, maar ook over opslag. Wat te bewaren en wat niet? En door wie? Het besef groeit dat het bewaren van ongestructureerde data vooral resulteert in onoverzichtelijke bergen aan informatie (en een stijgende energierekening voor datacentra). Het afwegen van wat wel en niet te archiveren wordt steeds moeilijker. Zoals materiële welvaart een trend tot ‘ontspullen’ heeft geïnspireerd, zo zal de digitale overvloed een behoefte aan digitale vereenvoudiging in gang zetten. Minder digitale spullen, minder data bewaren. Koren op de molen van Kia Kamgar, zelfbenoemd Tech Minimalist en voormalig eigenaar van MacJunky. Het is zijn missie in het leven om de frictie te verwijderen die ontstaat door verkeerd gebruik van technologie of gebruik van verkeerde technologie. Twintig jaar lang omarmde hij de nieuwste tech-trends. De laatste jaren gebruikt hij echter steeds minder van alles. “Overal zie ik dat men meer hardware en software tegen problemen aangooit, maar waar het kraakt is in het proces.”
De voormalig Mac-evangelist vindt een onverwachte medestander in Marens Engelhard, algemeen directeur Nationaal Archief. Hij zegt: “Wij waren zo optimistisch over technologie. We dachten dat ze ambtenaren prima in staat zou stellen het archiefwerk te doen naast hun eigen werk, maar dat is niet zo gebleken.” Kamgar voegt toe: “Lang geleden vertelde een docent me dat computers geen fouten maken. Mensen maken fouten. Dat is het probleem: wij hebben de technologie en de infrastructuur, maar er is geen aandacht voor het menselijk handelen in het proces.”
RDDI beaamt dat de oplossing niet alleen gevonden kan worden in technologie. Naast technische projecten wordt daarom veel geïnvesteerd in het vergroten van de kennis en vaardigheden van zowel informatieprofessionals als Rijksmedewerkers. De vorige editie van RDDImpact stond in het teken van de campagne Goed bewaard. Hierin staan tips en ervaringen van Rijksmedewerkers over het omgaan met en het bewaren van overheidsinformatie.
IV-professionals
Sinds het begin van de digitalisering leeft het idee dat individuele ambtenaren en bestuurders een verantwoordelijkheid hebben voor een ordelijke informatiehuishouding van de overheid. En dat wanneer alle informatie digitaal is, bijna iedereen binnen het Rijk een archivaris kan zijn. “Een mooie theorie,” verzucht Engelhard, “maar de praktijk heeft uitgewezen dat dit niet het geval is. Anders zouden we niet iedere 5 tot 10 jaar een parlementaire enquête hebben waar het ook gaat over documenten die niet in een documentmanagementsysteem te vinden zijn. Iedere keer is de analyse weer dat ambtenaren zich bewuster moeten zijn van hun verantwoordelijkheid en het juiste gereedschap tot hun beschikking moeten hebben. Dat gereedschap hebben ze zeker nodig, maar dat is niet genoeg. Wat nodig is zijn mensen met verstand van informatiebeheer; mensen die weten welke informatie moet worden opgeslagen, die metadata begrijpen en onderhouden, die voor de verschillende formats van informatie de beste manier kennen. Zet één zo’n professional op elke 100 of 200 ambtenaren om te adviseren en te monitoren. We hadden deze mensen, maar ze zijn verdwenen in de digitale revolutie.”
"Technologie moet niet mensen dwingen hun werk te doen omdat de software nu eenmaal zo werkt."
Procesmanagers
De kruisbestuiving van stijgende volumes en uitdijende complexiteit kan ertoe leiden dat digitale archieven van nu onbegrijpelijk worden voor toekomstige generaties. Hierdoor kan een duistere periode ontstaan in de geschiedenis van de overheidsinformatie. Kamgar: “Organisaties proberen hun problemen op te lossen door hun technische systemen aan elkaar te plakken. Dan heb je aan de ene kant van het proces ‘de IT-er’, aan de andere kant degene die met de informatie werkt en daartussen zit niks. Dat werkt niet. Technologie moet werken op de manier waarop mensen het beste functioneren. Technologie moet niet mensen dwingen hun werk te doen omdat de software nu eenmaal zo werkt. Om dit in goede banen te leiden zijn procesmanagers nodig: mensen die fungeren als de koppeling tussen IT aan de ene kant en de ambtenaar aan de andere kant. Sommige van hen zullen vooral informatiestormen monitoren en stroomlijnen, anderen zullen ontwerpers zijn van de processen tussen technologie en mens.”
"We zijn enigszins overvallen door de snelheid en omvang van de digitalisering. We zijn nog aan het leren hoe we daar als mensen mee omgaan.”
By design
Engelhard legt uit dat het Nationaal Archief om die reden streeft naar archiveren by design: van tevoren archiveringsfuncties integreren in informatiearchitectuur. Denk aan elementen als duurzame toegankelijkheid, selectie, bewaartermijnen, privacy en openbaarheidsbepalingen. “Wanneer we achteraf de benodigde metadata moeten gaan bedenken, zijn we te laat,” zegt Engelhard. Het Nationaal Archief is de laatste schakel in de informatiehuishouding van het Rijk, maar zit vooraan de keten in een adviserende rol. “Wij functioneren als adviseur bij ministeries en andere overheidsorganisaties die hun archieven bij ons aanleveren. Voor e-mails wordt binnen de Rijksoverheid de methode aanbevolen dat alles wordt opgeslagen. Alle e-mails, alle bijlagen. Over 10 jaar gaat de digitale informatie van vooraf aangewezen sleutelfuncties naar het Nationaal Archief. De overige informatie wordt door de verantwoordelijke overheidsorganisatie vernietigd. Het is een praktische oplossing,” stelt de Rijksarchivaris. “Het nadeel is dat is mogelijk veel context verloren raakt maar dit is de enige manier waarop we het kunnen doen. De aanname is dat zoveel metadata automatisch gegenereerd worden, dat reconstructie van context op hoofdlijnen toch mogelijk is. We zijn enigszins overvallen door de snelheid en omvang van de digitalisering. We zijn nog aan het leren hoe we daar als mensen mee omgaan.”
Lees meer
Alles is informatie, over metadata en ons collectief geheugen
Digitaal minimalisme, zelfdiscipline in een wereld van overvloed
