Op welke manier heb jij je aangepast om met de toegenomen hoeveelheid informatie om te gaan?
Nb. het gaat om werksituaties.
'OneNote als tweede brein' - Arjan Spruijt
“Ik gebruik OneNote als mijn tweede brein. Als kenniswerker vind ik het van belang om informatie in één betrouwbaar systeem buiten mijn hoofd te hebben. Dat varieert van aantekeningen en ideeën, tot takenlijsten en afspraken. In onze werkomgeving wordt OneNote aangeboden. Deze tool fungeert als het ware als mijn tweede brein. En omdat ik werk volgens een bepaalde structuur is informatie makkelijk te vinden en bespaar ik veel tijd en energie.’’
Arjan Spruijt is Rijks I-Trainee ICT bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
'Grip op je mailbox' - Ellen Stapensea
"Velen van jullie zullen het denk ik herkennen: een volle inbox. Dat is niet vreemd, gezien de hoeveelheid mailberichten die we allemaal verzenden en ontvangen. Mijn mailbox was tot voor kort een ontmoedigend grote berg mails waar ik ‘nog een keer’ doorheen moest om de te archiveren mail naar het DMS over te zetten. Het moment om ook echt tot actie over te gaan kwam toen de BZ-bewustwordingscampagne voor het goed omgaan met overheidsinformatie handige tips publiceerde om het beheer van de mailbox snel en overzichtelijk aan te pakken. Er ging een wereld voor me open. Direct zicht op documenten die niet gearchiveerd hoeven te worden (niets zo fijn als het weggooien van reeksen vergaderverzoeken) maar ook het structureren van mailconversaties zodat je meteen ziet welke mail de laatste is in een conversatie en het zoeken naar privacy-gevoelige mails. Het heeft mij erg geholpen om vat te krijgen op mijn mailbox en de dossiers in het DMS aan te vullen met relevante mailberichten."
Ellen Stapensea is Adviseur Archiefbeheer het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
'Driedimensionale mindmap' - Vincent Hoek
“Ik ervaar geen toegenomen informatiehoeveelheid, omdat ik vanuit de aard van mijn werk altijd al kijk naar ‘alle beschikbare informatie’. Er lijkt alleen maar meer informatie te zijn, omdat het eenvoudiger is geworden om data te combineren. Vroeger werkten mensen op een afdeling en stopten eigen content in eigen applicaties. Aangezien iedereen data nu makkelijker dan ooit kan combineren is de verticale Bestuurscultuur binnen overheidsorganisaties in de knel gekomen met de horizontale datastroom tussen (overheids-) organisaties. Als Enterprise Architect/Bestuurskundige houd ik mij bezig met de wenselijke ordening.
Daarvoor kan ik teruggrijpen op modellen uit diverse disciplines, zoals bedrijfskunde en IT. Zo kun je heel gestructureerd zoeken naar de juiste informatie in een enorme databerg. Soms gebruik ik de driedimensionale mindmap, TheBrain, om verbanden te visualiseren. Zo zie je razendsnel dubbelfuncties van functionarissen, begrippen die verschillend kunnen worden uitgelegd of software die feitelijk dezelfde functie heeft, maar anders gebruikt wordt. Ik leg die inzichten over de consequenties van beoogde veranderingen zo simpel mogelijk uit aan de verschillende stakeholders. Informatie wordt nog vooral gezien als ‘iemands product/content. Door documentatie voortaan te zien als Data en door Data voortaan te zien als gemeenschappelijke Grondstof onder Data Governance, zouden allang volwassen middelen als real time content mining, context analyse en Robotic Process Modelling de infomatiehuishouding op zeer korte termijn op orde kunnen hebben."
Vincent Hoek is Enterprise Architect bij i-Interim Rijk, Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR).
'Virtuele dossiers zijn key' - Rodney van der Stoep
"Doc-Direkt faciliteert het informatiebeheer voor de Rijksoverheid. In samenwerking met RDDI werken mijn collega’s en ik aan het vormgeven van generieke dienstverlening op het gebied van informatiehuishouding. Rijksbrede samenwerking, rekenen dan maar op een stroom aan informatie. Ieder departement heeft zijn eigen werkwijze en voorkeur. Van mail, Document Management Systeem tot Samenwerkingsruimten. Zodoende maak ik volop gebruik van ons Zoek&Vind platform. Al deze informatiedomeinen zijn erop aangesloten en ik breng zo alle relevante informatie samen in een virtueel dossier.´"
Rodney werkt als I-adviseur/productowner bij Doc-Direkt, de interne dienstverlener van informatiehuishouding voor de Rijksoverheid. Doc-Direkt is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
'Verplaats je in de ontvanger' - Jeffrey Lemm
“Een paar collega’s die inmiddels met pensioen zijn vertelden me weleens over BZK in hun jonge jaren. Ze vertelden over typekamers, de dominantie van papieren stukken en het versturen van faxen. Ik heb het zelf nooit bewust meegemaakt, maar ik kan dit beeld weleens romantiseren. Het lijkt wel of het leven toen minder vluchtig was. Dat romantiseren moeten we niet teveel doen, want we leven inmiddels in een ware informatiesamenleving. Internet en sociale media zijn niet meer weg te denken. Dat vertaalt zich als vanzelf in het werk van ambtenaren. Voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer. Zeker wanneer je aan een politiek gevoelig dossier werkt waarbij snelheid nodig is. Het gaat in mijn ervaring om drie simpele dingen.
Ten eerste probeer ik altijd kritisch om te gaan met e-mails en stukken. Is dit nu belangrijk voor mij of is het gewoon interessant om te weten? Die vraag stel ik mezelf continue en dat maakt het werk behapbaar. Juist als je kritisch bent op je informatie kun je snel schakelen bij een hulpvraag of dingen die echt belangrijk zijn.
Ten tweede archiveer ik alle relevante mails en stukken in de geboden DSM mappen en informatie zonder duurzame waarde gooi ik weg. Daarmee zorg ik ook dat mijn mailbox schoon blijft.
Ten derde verplaats ik me bij het doorsturen altijd in de ander: is dit echt relevant voor hem of haar? Eigenlijk gaat het dus om time management en een beetje rekening houden met elkaar.”
Jeffrey Lemm is Senior Beleidsmedewerker bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
